Por: Diana Vargas Directora Desarrollo de Negocios de PROYECO S.A. Panamá – empresa reconocida a nivel internacional en servicios de consultoría, Project Management, Ingeniería, Urbanismo, Arquitectura, Concesiones, Construction Management, Energía y Medioambiente, nos cuenta un poco sobre la Gestión de Proyectos hoy día y porque podría ser un reto para las Instituciones.
¿Es realmente un reto implementar el Project Management en un proyecto? la respuesta sería: ¡depende de quien desee implementarlo! Si en este caso, se refiere a una Institución que desarrolla un sinnúmero de proyectos a nivel nacional, a través de su propia planilla de profesionales y que pese a cumplir con estrictos criterios de conocimiento, experiencia y habilidades necesarias para el normal ejercicio de sus funciones, deben sumarle la necesidad de implementar una metodología para gestionar sus proyectos, a la vez que intentan de una u otra forma llevar a cabo sus múltiples labores diarias, como un perfecto malabarista entre su vida personal y su responsabilidad como funcionario público, entonces SÍ que se convertiría en un verdadero reto.
Parece apenas lógico, que entendiendo lo anterior, las Instituciones se inclinen por contratar empresas que cuenten con el recurso humano, material y tecnológico disponible, con el fin de gestionar los proyectos que requieran llevar a cabo, en términos de alcance, tiempo y coste.
¿Ahora bien, merece invertir en una empresa que brinde los servicios de Gestión de Proyectos? La respuesta es SÍ, pero se sugiere verificar que tipo de Gestión de Proyectos ofrecen estas empresas, ¿que tanto se involucran en el día a día del proyecto?, ¿qué tipo de seguimiento hacen, buscan resolver conflictos? o simplemente se limitan a dar informes de seguimiento? ¿Estos seguimientos son intensivos solo en oficina o también en campo? Vale la pena ahondar un poco más en esta respuesta, explicándolo con un caso real ProyecoManagement.
Este es el caso de un proyecto en el área de saneamiento de alta importancia para la Institución y para la comunidad. Un proyecto con atrasos importantes en su ejecución, innumerables quejas de la comunidad, un reclamo millonario sin atender, al igual que notas, sometimientos sin tramitar y con un paro inminente de la obra por parte del Contratista. Se trataba de un proyecto saturado de problemas, la institución no daba abasto, no contaba con el recurso humano necesario para poder abordar de manera directa y eficiente la supervisión de este proyecto, y, por consiguiente, no se veía en el corto o mediano plazo, una solución a todos los temas pendientes por resolver.
Era evidente la necesidad inmediata de contar con una empresa que diera el apoyo a la Institución en el gerenciamiento, supervisión y asistencia técnica del proyecto, con la finalidad de optimizar los procesos y que la institución y la comunidad recibiera un producto de calidad de acuerdo a los precios pactados y en los plazos estipulados.
Cuando PROYECO es contratado como PM de este proyecto, organiza de manera urgente reuniones con los involucrados claves en la toma de decisiones. Al mismo tiempo, monta en cuestión de días un equipo multidisciplinario y bien dimensionado en la zona para obtener registros de los trabajos realizados hasta la fecha y ordenar los trabajos del contratista (en materia medioambiental, seguridad y de calidad), así como también un equipo gerencial, de coordinación y técnico en oficina que dio respuesta rápida a todos los diseños, procedimientos, solicitudes y reclamos que llevaban meses sin ser atendidos.
El equipo gerencial de PROYECO inicia con el estudio del reclamo, dispone de mesas semanales de trabajo con el contratista para atender punto por punto el mismo, resolviéndolo en un término de dos meses, dando las recomendaciones necesarias en términos técnicos, legales y de costo de las implicaciones que conllevaba la aprobación de algunos ítems del reclamo, y el rechazo de otros, así como el seguimiento activo dentro de la Institución y a nivel interinstitucional para dar el trámite pertinente y por consiguiente la reactivación del proyecto según los requerimientos iniciales del cliente.
Dicho esto, sí merece la pena invertir en una empresa que brinde los servicios de Gestión de Proyectos, pues su costo representa un porcentaje mínimo en la ejecución de un proyecto frente a los beneficios que se ofrece al Cliente, al contar este con un equipo que brinda una solución integral en temas legales, técnicos, socio-ambientales y financieros que requieran ser atendidos.
Máxime si se ofrece una Gestión al estilo PROYECO que con cariño hemos llamado PROYECO MANAGEMENT, en la que trabajamos de la mano con la Institución a fin de dar soluciones rápidas y acorde a sus necesidades, nos ponemos la camiseta del proyecto y de nuestro cliente, resolvemos conflictos en poco tiempo, nos involucramos activamente en la parte socio-ambiental, disponemos del personal técnico con el conocimiento y la experiencia según las necesidades y el tipo de proyecto, y además, usamos a nuestro favor todas las bondades ofrecidas en la metodología del PM + todas las ventajas que nos proporciona nuestro Sistema Integrado de Gestión, logrando así el desarrollo eficaz en la gestión de CUALQUIER PROYECTO.